Abwesenheitsanträge

Falls du mal an wichtigen Veranstaltungen, über einen längeren Zeitraum oder auch mal ein ganzes WE (siehe Schichtplanungsartikel und X+2-Regel) nicht arbeiten kannst, stelle bitte so früh wie möglich einen Abwesenheitsantrag.

Wie das geht, siehst du hier am Beispiel der Browserapplikation:

Zunächst gehst du oben auf den Reiter Abwesenheiten, der sich neben den Wochenplänen mit der Schichtplanung befindet. Unten kannst du sowohl deine und die Abwesenheiten der anderen Leute sehen (graue Balken), als auch Zeitpunkte wo Abwesenheiten nicht angenommen werden (mit rotem Punkt markierter Balken in "Spezielle Tage"). Zu bearbeitende Anträge besitzen einen gelben Balken, während abgelehnte komplett rot sind.
Oberhalb des Kalenders kannst du über den blauen "Abwesenheit erstellen"-Button deine Abwesenheit einreichen. Im Anschluss wirst du auf den Bereich der Erstellung geleitet, was du im nächsten Bild sehen kannst.

Falsch Richtig

Hier kannst du den Zeitraum deiner gewünschten Abwesenheit über die beiden Kalendermenüs mit Start- und Endpunkt einstellen, hier gezeigt an einer beispielhaften Abwesenheit vom 28.-30.4.)
Beim Stellen des Antrages sieht es so aus wie auf der linken Seite: Das Häkchen bei "ganztägig" ist gesetzt. Dies sollte abgewählt werden (so wie auf der rechten Seite), weil sonst auch keine Bewerbungen für den Tag davor möglich sind. Bewährt hat sich eine Einstellung auf 10 Uhr; falls du noch für die Vorbereitung da wärst und sie machen könntest, kannst du den Antrag auch auf 16 Uhr stellen.
Weiter unten sind die Anzahl der Tage der Abwesenheit und verschiedene Kategorien an Abwesenheiten gezeigt; die Tage sollten sich von selber einstellen, die Kategorien können (Stand April 2025) ignoriert werden. Ganz unten findest du noch einen Kommentarbereich "Begründung". Natürlich musst du nicht angeben, warum du an diesen Tagen eine Abwesenheit haben möchtest, es hilft allerdings bei der Planung.
Und damit kommen wir zum Thema "Aufrechterhaltung des Betriebs": Zu jedem gegebenen Zeitpunkt muss der Betrieb gewährleistet werden, was bedeutet, dass nicht jeder Abwesenheitsantrag angenommen werden kann. Dies kann z.B. bei größeren Veranstaltungen wie Hochzeiten oder Rosenmontag der Fall sein, wo alle gebraucht werden, oder dass schon zu viele Leute eine Abwesenheit für den Zeitpunkt haben. Daher ein/zwei Tipps:

Stelle deine Abwesenheitsanträge möglichst früh; der Erste für einen Zeitpunkt kann meist akzeptiert werden.
Benutze die Kommentarfunktion: Wenn zeitgleich Anträge eingehen und nicht jeder gewährt werden kann, wird nach "Wichtigkeit" priorisiert. Höhere Priorität haben beispielsweise "Meine Hochzeit ist an dem Tag", mittlere "Ich würde gerne eine Woche nach *hier Urlaubsort einfügen* fahren", und etwas niedrigere haben "Würde gerne zu der Party von XY gehen". Auch wird berücksichtigt, wie viele Abwesenheiten du zuletzt hattest.

Nachdem du deine Abwesenheit eingereicht hast, wird die Schichtplanung per E-Mail darüber informiert. Normalerweise erhältst du zeitnah ebenfalls eine E-Mail-Benachrichtigung, ob sie angenommen wurde. Falls das ein paar Tage dauern sollte, kannst du natürlich auch direkt die Schichtplanung fragen. Außerdem steht sie für weitere Rückfragen zum Thema Abwesenheiten oder Staffomatic zur Verfügung.