Staffomatic

Staffomatic ist der Online-Schichtplaner, mit dem unsere Schichten verwaltet werden.

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Wenn du neu im "zuhause" anfängst, wird für dich ein Account mit deiner E-Mailadresse angelegt. Du bekommst daraufhin eine Mail von dem System. Bitte bestätige deine Mailadresse und gib ein Login-Passwort an.

Ab dann kannst du dich auf der Seite zuhause-aachen.staffomatic.app/login einloggen, um deine Schichten einzusehen, dich zu bewerben oder Abwesenheitsanträge zu stellen. Ferner gibt es ebenfalls eine für dich kostenfreie App von Staffomatic, sowohl im Appstore als auch Playstore, die du genauso wie die Browserapplication nutzen kannst.

Schichtplan einsehen & Bewerbung auf Schichten

Das folgende Foto zeigt eine typische Woche im zuhause, mit allen Schichten, die zu besetzen sind.

Hierbei wird in 5 verschiedene Schichten unterschieden:

• Vorbereitungsschicht (VBS): Hier wird die Theke, die Küche und große Teile des Kellers für den abendlichen Betrieb vorbereitet. Das beinhaltet Aufgaben wie den Aufbau der Gläser, der Cocktailecke und das Nachfüllen der Flaschen an der Theke, das Nachlegen (Wiederauffüllen) des Kühlkellers und das Nachproduzieren von eigenen Zutaten wie Zuckersirup, Zitrussäften oder Mexikaner.
• Putzschicht: Hier werden Säuberungen durchgeführt, die nicht täglich, aber trotzdem regelmäßig durchgeführt werden müssen. Dazu gehört die Reinigung der Kühlzüge und Kühlschränke, die Kegelbahnwartung und das Fegen von Keller und Garage.
• Aufbauschicht (ABS): In dieser Schicht werden Gastraum, Saal und Kegelbahnen auf den abendlichen Betrieb vorbereitet. Hier werden Tische gewischt und den Reservierungen entsprechend aufgebaut, Geschirr der umliegenden Restaurants zurückgebracht und Glasmüll entsorgt. Meist werden diese Aufgaben von Sven erledigt, daher sind diese Schichten schon zugeteilt (ersichtlich an der blauen Farbe der Schicht).

Die letzten zwei Schichten, zu finden im Bereich Service, sind die beiden Wichtigsten und beziehen sich auf die Abendschichten:

• Aufmachschicht (AMS): Die Aufmachschicht macht die letzten Handgriffe bevor der Betrieb wirklich losgeht, unter anderem Gläser vom Vortag spülen, Obst aus dem Kühlraum hochholen und die Reservierungen aufzuschreiben und zu checken. Auch ist sie die Erste, die im Verlauf des Abends wieder gehen darf. Das bedingt allerdings ebenfalls, dass gewisse Aufgaben zu dem Zeitpunkt bereits erledigt sind: Aufgaben wie das Polieren des Geschirrs, das Verräumen des Pfands im Leergutkeller und das Entsorgen des (Papier-)Mülls.
• Zumachschicht (ZMS): Die Zumachschicht besteht immer aus den letzten Beiden des jeweiligen Abends. Beide kommen normalerweise etwas später, müssen allerdings bis Dienstschluss bleiben und alle anfälligen Aufgaben bis zum Abschließen des Ladens abarbeiten. Hierzu zählen die Reinigung von Theke und Küche, das Machen der Abrechnung und das Aufstuhlen.

Wie man am Bild oben sieht, gibt es eine variable Anzahl an Schichten pro Abend: Zwei dienstags, drei mittwochs und donnerstags, und vier freitags und samstags. Daher gibt es auch eine variable Zahl an AMS pro Tag und Woche. Das bedeutet, dass man über die Zeit mehr ZMS als AMS bekommen wird (reguläre Woche 62,5% ZMS vs. 37,5% AMS).

Zeitlicher Ablauf

Dienstag Vormittag: Die Schichten für die folgende Woche werden basierend auf der Reservierungslage und die Veranstaltungen veröffentlicht und angepasst.

Dienstag bis Donnerstag: Die Mitarbeiter können sich auf die freien gelben Schichten bewerben.

Donnerstag: Es wird im Laufe des Vormittags gecheckt, ob sich jede/r auf Schichten beworben hat. Falls das der Fall sein sollte, wird entsprechend der Bewerbungen zugeteilt. Falls nein, werden die Betreffenden bei Threema angeschrieben und an die Bewerbungen erinnert. Die Bewerbungszeit wird in dem Fall um einen Tag verlängert.

Freitag (falls Donnerstag nicht zugeteilt wird): Im Laufe des Vormittags werden die Schichten zugeteilt. Falls immer noch Bewerbungen einzelner Leute fehlen, wird so verteilt, wie nötig ist; d.h. entweder werden die Betreffenden in Schichten eingetragen, die sonst unbesetzt bleiben würden, oder werden gar nicht eingesetzt. Dabei wird aber drauf geachtet, dass permanent unpassende Tage nicht in Betracht gezogen werden (Bsp: X sagt "Ich hab Mittwochs Sport, da kann ich nie" und vergisst das Bewerben, wird dann nicht random für Mittwochs eingetragen, sondern andere unbesetzte Schichten).

Wie bewerbe ich mich zuteilungsfreundlich? (X+2 Regel)

Die meisten würden am liebsten ihre 1-2 Schichten so haben, dass sie in der Woche und dann am liebsten auch AMS sind. Das Arbeiten in der Gastro erfordert allerdings Flexibilität. Da auch die Hälfte unserer Abendschichten am Wochenende liegen, gibt es eine Daumenregel fürs Bewerben: Die X+2-Regel. Sie besagt:

"Ich möchte X Schichten, dann bewerbe ich mich auf X+2 Tage auf die AMS und ZMS, und mind. einer der Tage sollte am Wochenende sein".

Hier durchgespielt mit dem Beispiel "Ich möchte eine Schicht":

Beispiel 1:
Ich möchte eine Schicht und bewerbe mich Dienstag, Mittwoch und Freitag auf AMS und ZMS - alles gut!

Beispiel 2:
Ich möchte eine Schicht und bewerbe mich Dienstag und Freitag auf AMS und ZMS, Mittwoch allerdings nur auf AMS - kommt immer mal vor, dass man am nächsten Morgen etwas vor hat, erfordert nicht unbedingt eine Kommunikation mit der Schichtplanung. Bei öfteren Wiederholen wäre jedoch eine Absprache sinnvoll.

Beispiel 3:
Ich möchte eine Schicht und bewerbe mich Mittwoch und Samstag auf AMS und ZMS (a.k.a. X+1, und mind. einer der Tage ist am WE) - volle Wochen sind auch immer mal möglich, und mal ist so eine Bewerbung auch in Ordnung ohne dass es eine Absprache gab. Wenn es häufiger vorkommt, dann bitte Absprechen.

Beispiel 4:
Ich möchte eine Schicht und bewerbe mich Mittwoch und Donnerstag auf AMS und ZMS (a.k.a. X+1, und KEIN Tag ist am WE) - Kommunikation mit der Schichtplanung oder Abwesenheitsantrag erforderlich.

Beispiel 5:
Ich möchte eine Schicht und bewerbe mich nur einen Tag, egal wann (a.k.a. X+0) - Kommunikation mit der Schichtplanung oder Abwesenheitsantrag erforderlich.

 

Wie man einen solchen Abwesenheitsantrag stellt, wird im nächsten Kapitel gezeigt.